پس از بازگشت اخطارها و انقضاء زمان اعتراض متقاضی یا متقاضیان می توانند با ارائه گواهی لازم از مراجع قضائی صالحه مبنی بر عدم تقدیم اعتراض در مهلت مقرر تقاضای صدور سند مالکیت سهمی خود بطور مفروز را از اداره ثبت بنمایند.
مسئول اداره دستور ثبت تقاضا در دفتر اندیکاتور را صادر و ان را جهت ضمیمه شدن به پرونده و اقدام بترتیب به بایگانی و یکی از نمایندگان ثبت ارجاع می نماید.
بایگانی پرونده مربوطه را ضمیمه تقاضا نموده و جهت اقدام نزد نماینده ثبت ارسال می دارد. سپس نماینده با توجه به صورتجلسه افراز پیش نویس سند مالکیت قطعه یا قطعات مفروز مورد نظر را تهیه و پرونده را جهت گواهی عدم بازداشت به دفتر بازداشتی می فرستد. متصدی دفتر بازداشتی پس از گواهی عدم بازداشت آن را اعاده و سپس پرونده جهت وصول هزینه افراز و سایر حقوق دولتی متعلقه نسبت به سهم متقاضی یا متقاضیان و بهاء دفترچه سند مالکیت به حسابداری فرستاده می شود.
متصدی حسابداری هزینه افراز را با توجه به برگ ارزیابی تنظیم شده وسیله نقشه بردار و نیز سایر حقوق ثبتی متعلقه را محاسبه و بهاء دفتر چه سند مالکیت را منظور و فیش لازم را صادر و جهت پرداخت به متقاضی تسلیم می دارد.
متقاضی پس از واریز وجوه مندرج در فیش نزد بانک ملی که حساب ثبت در آن مفتوح است نسخه های لازم را جهت ضمیمه شده به پرونده به حسابداری اعاده می دهد.
متصدی حسابداری پس از ضمیمه نمودن قبض مربوطه و گواهی وصول حقوق دولتی و هزینه افراز پرونده را جهت اقدامات بعدی به دفتر املاک ارسال می دارد. متصدی دفتر املاک صورتجلسه افراز و پیش نویس سند مالکیت را ثبت دفتر املاک نموده و سند مالکیت اولیه متقاضی یا متقاضیان را ابطال، سند جدید را تحریر و مراتب ابطال اسناد مالکیت مشاعی را طی بخشنامه ای به دفاتر اسناد رسمی تابعه ابلاغ می نماید.
مسئول اداره پس از بررسی اقدامات ثبت شده دردفتر املاک و سند مالکیت تحریر شده و بخشنامه تنظیمی را امضا می نماید.
بخشنامه مذکور پس از درج شماره بر آن بوسیله دفتر اندیکاتور به دفاتر اسناد رسمی تابعه ارسال می گردد و پرونده جهت تسلیم سند به متقاضی، به بایگانی فرستاده می شود.
در بایگانی ابتدا سند نخ کشی و پلمت سپس در دفتر تسلیم اسناد ثبت، آنگاه پس از احراز هویت متقاضی یا متقاضیان به نحوی که در مباحث قبل توضیح داده شد در قبال اخذ رسید به آنان تسلیم و پرونده در ردیف خود ضبط می شود.
تذکر : چنانچه متقاضی یا متقاضیان نتوانند آدرس محل سکونت سایر شرکاء را تعیین و اعلام نمایند ابلاغ هر گونه اخطار به آنها برابر مقررات آئین نامه اجرای اسناد رسمی لازم الاجرا و از طریق درج در روزنامه انجام پذیر خواهد بود.
۳-۱-۸-نکات موردتوجه در افراز
۱- بعد از ترسیم نقشه و امضاء توسط مأمورین اداره ثبت و شرکاء، در صورتیکه ملک مورد افراز، عرصه ملک باشد نقشه بردار، دو نسخه از نقشه ترسیمی را در اجرای ماده ۱۰۱ ق شهرداریها به همراه نامه ای که به امضاء رئیس اداره ثبت رسیده است به وسیله نامه رسان جهت بررسی مطابق ضوابط شهرسازی و تأیید و عدم تأیید به شهرداری که ملک در حوزه آن قراردارد، ارسال مینماید و شهرداری موظف است ظرف ۲ ماه اعلام نظر نماید و عدم اعلام نظر طی این مهلت به منزله تصویب نقشه است و افراز انجام میشود و در صورتیکه افراز ملک به نظر شهرداری بلامانع باشد یک نسخه از نقشه را مهر نموده و جهت ادامه عملیات به اداره ثبت برگشت میدهد اما در صورتیکه که شهرداری نقشه افرازی را قابل اصلاح تشخیص دهد ظرف ۲ ماه با قید توضیحات لازم، مراتب را به اداره ثبت علام تا نقشه مطابق با نظر شهرداری اصلاح شود.
۲- در صورت تأیید نقشه ترسیمی توسط شهرداری، نقشه بردار باید صورتمجلس افراز ملک که حاوی مشخصات مالکین و مقدار مالکیت آنها و حدود و مشخصات کل ملک و قطعات افرازی و بهاء ء نماینده ثبت و خواهان و خوانده حاضر در محل برساند و صورتمجلس مذکور را نزد رئیس اداره ارسال تا وی با اختیار حاصله از ماده ۲ قانون افراز و فروش املاک مشاع و ماده ۵ آ. اجرایی با رعایت مقررات اتخاذ تصمیم نماید.
۳- مسئول اداره ثبت باید ضوابط تفکیک و افراز را از نظر حد نصاب مساحت قطعات تفکیکی و افرازی از شهرداری محل پرسش نماید تا در صورتیکه ملک پس از معاینه توسط نماینده و نقشه بردار از نظر حد نصاب مساحت قطعات طبق ضوابط شهرداری قابل افراز نباشد، بدون ارسال نقشه به شهرداری از نظر رعایت ماده ۱۰۱ قانون شهرداریها، گزارش لازم توسط نماینده و نقشه بردار تهیه و به نظر رئیس اداره رسیده تا اتخاذ تصمیم شود.
۴- تصمیم مسئول واحد ثبتی به انضمام یک نسخه ا زصورتمجلس و فتوکپی نقشه افرازی در صورتیکه ملک قابل افراز باشد. به کلیه شرکاء ابلاغ میشود تا چنانچه اعتراضی داشته باشند مطابق ماده ۲ قانون افراز و فروش املاک مشاع ظرف ۱۰ روز از زمان ابلاغ، اعتراض خود را به دادگاه شهرستان محل وقوع ملک تسلیم نمایند.
۵- مسئول اداره باید در صورت وجود اشکال قانونی و عدم امکان افراز ملک، تصمیم خود را با ذکر مشخصات خواهان و خوانده و گردش کار و جریان ثبتی با ذکر علت عدم امکان افراز به استناد مواد قانونی و آیین نامه مربوطه اعلام کند.
۳-۱-۹-سه رکن اساسی و مهم افراز
۳-۱-۹-۱- افراز بر اساس محل تصرفات شرکاء انجام میگیرد
بموجب این اصل هر گاه این شخص xبعنوان یکی از شرکاء در محلی از ملک مشاع، مبادرت به ساخت منزلی نموده باشد، هنگام افراز آن ملک، سهم شخص x باید از همان محلی که منزل را بنا نموده تعیین گردد نه اینکه از محل خانه های سایر شرکاء که موجب شود منزل دیگر شرکاء تخریب شود.
تذکر: باید توجه داشت که در افراز فقط سهم خواهان جدا میشود و سهام بقیه شرکاء بصورت مشاع باقی می ماند و حدود جدید برای قسمت جدید ترسیم و ما بقی با حدود و اصلاح شده مشاع گذارده میشود.

۳-۱-۹-۲- میزان سهمی که به خواهان داده میشود باید متناسب با میزان مالکیت او باشد.
بر اساس این اصل سهم مفروزی که به خواهان افراز داده میشود باید با سهمی که از کل ملک داشته، معادل باشد بعبارتی اگر یکی از شرکاء صاحب ۱۰۰ متر از ملک مشاع باشد ولی اقدام به ساخت ۱۲۰ متر بنا نموده باشد باید میزان ۱۰۰ متر افراز شود و چنانچه ۲۰ متر اضافه در محل حیاط باشد می توان آنرا جدا کرد و به بقیه شرکاء تحویل داد اما در صورتیکه نتوان ۲۰ متر بر اساس قیمت بازار نرخ گذاری میشود و از بنا کننده دریافت و به سایر شرکاء پرداخت میشود.
به بیان دیگر هر گاه افراد منجر به ورود ضرر به یک یا چند نفر از شرکاء شود با افراز موجب تخریب مال مشاع شود. افراز ممنوع است. همچنین بموجب ماده ۵۹۵ قانون مدنی هر گاه تقسیم متضمن افتادن تمام مال مشترک یا حصه یک یا چند نفر از شرکاء از مالکیت شود. تقسیم ممنوع است، اگر چه شرکاء تراضی نمایند.
۳-۱-۹-۳- ارزش موقعیت سهم مفروزی
بموجب این اصل اگر در یک ملک مشاع که تقاضای افراز شده، نقاط مختلف آن لحاظ ارزش و قیمت با هم برابر نباشند و قیمت یک نقطه چند برابر قیمت نقاط دیگر باشد. هنگام افراز، شرکاء متناسب با سهم خود باید هم از نقاط لرزشمند و هم از نقاط ارزشمند بهره مند شوند.
۳-۱-۱۰-تفاوتهای افراز در دادگاهها با افرازدر اداره ثبت
۱- طبق ماده ۶ آئین نامه اداره ثبت اخطار به مالکان جهت حضور در محل را مطابق با مقررات ابلاغ اخطاریه در اجرای مفاد